Al rellenar la solicitud:
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Especificar con cuidado las fechas y horas del viaje y del evento.
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Si la comisión tiene una cuota hay que especificar qué incluye dicha cuota (número de comidas/cenas). Con respecto al pago, aunque la abone el comisionado, SIEMPRE hay que indicar los datos del organismo al que se va a pagar la cuota: Nombre, CIF o VAT.
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Hay que rellenar correctamente la justificación de la CS. No se considera correcto repetir en este campo el “Motivo del viaje”. Por favor, incluid una justificación suficientemente explícita (al menos unas tres líneas), en las que se describan las funciones a realizar y se especifique la necesidad de realizar el desplazamiento.
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Especialmente, cuando se sepa (o se prevea) que al mismo evento van a asistir más miembros de nuestra Unidad, justificarlo adecuadamente (i.e. porque realizo una ponencia, soy miembro del comité organizador, etc.).
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Si la CS se pide con menos de diez días, justificarlo también de manera correcta (i.e. no justificar con frases como “porque no lo he pedido antes”) y no repetir lo mismo que hemos puesto en el apartado de la Justificación.
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Es necesario adjuntar un pdf de la agenda del evento. Si el evento no tiene agenda, también tendremos que justificarlo adecuadamente.
Una vez enviada la solicitud:
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Si falta algún dato necesario para tramitar la CS, la persona encargada de realizar la tramitación se pondrá en contacto con el comisionado, por e-mail (preferiblemente) o por teléfono, para que lo aporte. La comisión, y por tanto el viaje, quedará sin tramitar hasta que el comisionado resuelva la incidencia.
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Es obligatorio solicitar el transporte a través de la agencia de viajes colaboradora del CIEMAT. Se procurará no solicitar a la agencia los billetes de avión/tren hasta que la CS esté tramitada y autorizada (firmada por el Director del Departamento o por el Director General del CIEMAT).
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Si el alojamiento ha sido reservado a través de la agencia colaboradora del CIEMAT es imprescindible solicitar al hotel que nos selle el Bono/Voucher o documento equivalente.
Para liquidar las comisiones de servicio:
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No olvidar aportar todos los tickets de los gastos autorizados que se hayan producido durante el desarrollo de la Comisión de Servicio.
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Es obligatorio liquidar todas las Comisiones de Servicio que se han realizado. Si son internacionales también tendremos que elaborar el informe, incluso cuando van con cargo a Terceros.
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Es obligatorio adjuntar SIEMPRE todas las tarjetas de embarque, billetes de tren o tickets de transporte utilizado, incluso si la comisión de servicio va con cargo a Terceros.
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Si el interesado es quién ha adelantado la cuota, debe aportar la factura y una copia del apunte bancario, que justifique el pago de la misma. En el caso de que la cuota haya sido abonada por el CIEMAT, el comisionado debe aportar la factura correspondiente. Las facturas SIEMPRE deben ir a nombre del CIEMAT y con el CIF del CIEMAT, que es Q2820002J.
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Una vez comprobados todos los justificantes, se enviará al comisionado a través del Portafirmas del CIEMAT un documento que contiene copia de todos los justificantes para que sea firmado digitalmente.
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En el caso de comisiones de servicio internacionales, es necesario redactar el informe de las actividades desarrolladas durante la CS y enviarlo por e-mail a la persona que ha realizado la tramitación de la CS, quien nos devolverá el informe para que lo firmemos digitalmente a través del Portafirmas del CIEMAT.
